Qu’est-ce que tu apprends pendant ton apprentissage et avec qui travailles-tu ?

Dans cet article, nous te présentons les différents services d’une compagnie d’assurances avec lesquels tu devras collaborer ou dont tu feras toi-même partie. Nous distinguons les services qui se retrouvent dans toutes les entreprises (présent article) de ceux qui sont typiques des assureurs (prochain article). Nous nous concentrons ici sur les services généraux.

Administration générale

« Administration » vient du latin « administratio » lequel découle de « administrare » qui signifie « servir ». Cela décrit parfaitement bien la mission de ce service. Dans les petites entreprises, l’administration prend en charge des fonctions qui, dans les entreprises plus importantes, sont confiées à des services dédiés. Dans les grandes entreprises, elle assume essentiellement des fonctions de soutien comme :

• la distribution du courrier,
• la planification, 
• la réception.

Elle joue souvent aussi le rôle d'interface entre les différents autres services.

Service informatique ou IT

Le service informatique ou IT (abréviation anglaise de « information technology », soit technologies de l’information) veille à ce que chaque membre du personnel dispose d'un ordinateur, d'une place de travail et de logiciels en bon état de fonctionnement. Cela implique :

• équiper les postes de travail,
• trouver des logiciels appropriés et assister les collaborateurs dans le cadre de différents projets,
• garantir la cybersécurité.

Service des ressources humaines

Tu as probablement déjà rencontré ce service lors de ta candidature, car il s’occupe de tout ce qui touche à l’embauche de nouveau personnel. Cela va de l’engagement des collaborateurs au versement de leur salaire. L’administration du personnel a pour mission de veiller à ce que l’entreprise dispose des bonnes personnes possédant les bonnes compétences et affectées aux bons postes. Elle est donc amenée à connaître de grands pans de la vie des collaboratrices et des collaborateurs. 

Service de la communication 

La communication d’entreprise est essentiellement de deux sortes en fonction du publiccible considéré. L’une se déroule entre les services et les collaborateurs même de l’entreprise, elle est également appelée « communication interne ». L’autre consiste dans l’échange entre l’entreprise et, par exemple, ses clients ou ses fournisseurs. Ce type de communication s’intitule « communication externe », car elle relie l’entreprise et le monde extérieur. Généralement, ce sont des services comme le marketing ou les relations publiques qui en ont la charge. Pour faire simple, la communication a pour objectif d'informer les autres sur l’entreprise. 

Elle peut comporter les missions suivantes : 

• production de contenus pour les médias sociaux,
• enregistrement de vidéos et d’images,
• rédaction de textes et de courriels. 

Service des finances

La plupart des gens associent le mot « finances » à l’argent. Ce n’est pas faux, mais c’est seulement un aspect important de cette fonction. Le service des finances est amené à traiter un grand nombre de questions diverses comme : 

• combien peut-on dépenser,
• combien doit-on toucher,
• combien faut-il allouer de moyens financiers à chacun des services pour qu'ils puissent remplir leurs fonctions. 

Ce service assume bien d’autres tâches encore, par exemple :

• enregistrer les factures et les honorer,
• saisir les chiffres dans les tableaux conformément aux directives,
• vérifier si les processus de l’entreprise sont à jour et s'ils sont conformes aux prescriptions légales.

Un grand nombre de tâches implique une collaboration transversale entre les services : lorsqu’une entreprise veut informer son personnel de l’introduction d'un nouveau logiciel par exemple, elle s’appuie à la fois sur son service de communication et sur son service informatique. Les services concernés décident alors lequel doit assumer les tâches correspondantes. Tous les services sont reliés les uns aux autres et travaillent en étroite collaboration avec les autres secteurs.

Souhaites-tu en savoir plus sur les différents métiers ? Ici, des apprentis te racontent leur quotidien.